سمنا: سامانه مدیریت نیروی انسانی
سمنا از ابتدای کلمات فوق برداشته شده و به سامانه ای (وب سایت یا وب اپلکیشن) عنوان می شود که امکان محاسبه نیاز ، صدور و ابلاغ فرهنگیان را فراهم می کند
- این سامانه در مرحله اول برای تغذیه اطلاعات اولیه، داده ها را از لیست های اکسل بارگزاری می کند سه لیست مدارس، کلاس ها و پرسنل به سادگی از سامانه های آموزش و پرورش قابل تهیه است
- با دریافت مدارس و کلاس ها نیاز منطقه را محاسبه می کند و گزارش جامعی از وضعیت ساعت های آموزشی در اختیار مدیران،کارشناسان و تصمیم گیران قرار می دهد تا با اطلاع کامل از وضعیت نیروی انسانی را به بهترین وجهی ساماندهی کنند
- امکان صدور ابلاغ فرهنگیان را در اختیار کارشناسان قرار می دهد تا بتوانند روند صدور ابلاغ را به بهترین وجهی مدیریت کنند
- امکان مشاهده ابلاغ فرهنگیان را از طریق وب سایت فراهم می کند تا از مراجعه های غیر ضرور به ادارات مناطق کاسته شود
چرا سمنا؟
با پایان هر سال تحصیلی ساماندهی نیروی انسانی و یا صدور ابلاغ فرهنگیان برای سال آینده تحصیلی از مهمترین دغدغه های های هر اداره آموز و پرورش است برای یک ساماندهی کامل یا ترمیمی (همان صدور ابلاغ فرهنگیان) عملیات ، داده های و مراحل زیر مورد نیاز است:
- تعیین تعداد کلاس ها در هر مقطع ،مدرسه، رشته و پایه
- محاسبه ی نیاز برای هر گروه درسی با توجه به بند 1
- توجه به لیست ساماندهی، ابلاغ های فرهنگیان سال قبل تعداد معلم یا دبیر موجود و ساعات قابل پوشش
- اولویت بندی معلمان و دبیران بر اساس فرم امتیاز بندی بعد از پاسخ گویی به اعتراضات
- صدور ابلاغ فرهنگیان و یا ساماندهی نیروی انسانی بر اساس اولویت بندی مشخص شده در بند 4
- اطلاع رسانی شفاف به معلمان و دبیران، مدیران آموزشگاه ها از وضعیت هر لحظه ی تغییرات ساماندهی و توجیه تغییرات در ابلاغ فرهنگیان
- ارسال ابلاغ های صادر شده برای فرهنگیان (و یا لیست ساماندهی) به واحد ثبت ابلاغ جهت ثبت در سامانه آموزش و پرورش
سمنا برای هر یک از مراحل فوق تسهیلات زیر را جهت سهولت در صدور ابلاغ فراهم می کند:
- برای بند یک و دو:با توجه به لیست کلاس های سال قبل می توان لیست کلاس ها را به سال جدید انتقال داد یا برای بار اول از لیست اکسل بارگزاری کرد بلافاصله بعد از تایید نهایی لیست تمام نیاز آموزشی و پست های اداری محاسبه می شود
میزان نیاز منطقه از دو دیدگاه گروه های آموزشی ، پست های اداری و آموزشگاهی قابل گزارش است تا در تصمیم گیری ها بتوان بر نیاز منطقه اشراف کامل داشت
- بنده سه:سمنا لیست ساماندهی های سال قبل و گروه های آموزشی و گروه بندی دروس را هر لحظه آنلاین در اختیار کاربران قرار می دهد همچنین از میزان ساعت قابل پوشش توسط دبیران و معلمان موجود با توجه میزان ساعت موظفی و اعمال کسر ساعت از دبیران و معلمان بالای 20 سال سابقه گزارش شفاف و دقیقی در اختیار کارشناسان و تصمیم گیران قرار می دهد
- بند چهار:سامانه آنلاین فرم امتیاز بندی بصورت اختیاری قابل سفارش است با خرید این سامانه امکان تکمیل فرم امتیاز بندی بصورت آنلاین برای همه ی پرسنل فراهم شده و همچنین امکان اعتبار سنجی اطلاعات وارد شده توسط کارشناسان و در بعضی از بند ها بصورت سیستمی فراهم می شود تا مراحل اعتبار سنجی و رسیدگی به اعتراضات تسریع شود در نهایت امتیاز تایید شده ملاک شرکت در فرایند صدور ابلاغ فرهنگیان و ساماندهی نیروی انسانی ست
- بند پنجم
تصور کنید در میانه ی جلسه ی صدور ابلاغ فرهنگیان برای صدور ابلاغ یکی از همکاران محترم لیست مدارس دارای ساعت بدون ابلاغ جلوی شما باز است (مثلا گروه عربی متوسطه دوم) بعد از صدر ابلاغ برای تکمیل ساعت های ایشان چون درس عربی متوسطه دوم تکمیل شده به چند ساعت از گروه درسی دیگری هم لازم است در همان آموزشگاه یا آموزشگاهی نزدیک به ایشان ساعت تدریس بدهید (دو ساعت در گروه های قرآن یا یا معارف متوسطه اول در همان حوالی موجود است ) بلافاصله کارشناسی متوسطه اول آموزشگاه ها را مورد برسی قرار می دهد و ساعت بدون ابلاغ را یافته و ابلاغ را صادر می کنید حال هنگام صدور ابلاغ در درس قران یا معارف در متوسطه اول باید ساعتی که قبلا در درس عربی ابلاغش صادر شده مشخص است یافتن این خرده ساعت هایی که برای تکمیل ابلاغ ها نیاز است بین دو مقطع فقط از طریق ایجاد پایگاه داده ها متمرکز ممکن است سمنا همه ی این امکانات را در اختیار شما قرار می دهد.
بعد از گذشت دو سه هفته از ساماندهی اولیه و شروع چانه زنی ها ابلاغ های بسیاری تغییر می کند هماهنگ کردن ابلاغ ها بین دو یا چند مقطع و یا بصورت مجموعی از ابلاغ های اداری و تدریس مانند ابلاغ های پرورشی و مشاوره خود به ابزار هایی نیاز دارد که در سامانه سمنا از بدیهیات است
- بند ششم:
کافیست همکاران با نام کاربری و رمز عبور خود به سامانه وارد شده تا از آخرین تغییرات ابلاغ خود آگاه شوندعدم مراجعه به اداره برای صرفا بررسی کردن چند خط ابلاغ وظیفه ی ذاتی سامانه ی سمناست
- بند هفتم:بدیهی ست فرایند بررسی و ثبت ابلاغ ها در سامانه رسمی آموزش و پرورش و صدور ابلاغ رسمی فرهنگیان نیاز به گزارش ها ی جامعی دارد.
با توجه به روند تغییرات و ابلاغ هایی با ردیف هایی در دو یا چند مقطع و واحد مجزا طراحی و ایجاد چنین گزارش گیری های جامعی نیازمند طراحی سامانه جامع مبتنی بر پایگاه داده های متمرکز است (جامع از این جهت که همه ی ابلاغ ها در یک پایگاه داده ثبت شوند نه در چند لیست مجزا) شاید ایده ی اصلی طراحی سمنا نیاز به چنین گزارش هایی در کوتاه ترین زمان ممکن بوده است.
سمنا مشتمل بر چهار سامانه ی مجزاست:
- سامانه مدیریت آموزشی : جهت محاسبه نیاز و صدور ابلاغ فرهنگیان در بعد تدریس و آموزش
- سامانه مدیریت اداری : جهت محاسبه نیاز و صدور ابلاغ پست های اداری مدارس با توجه به شیوه نامه ساماندهی نیروی انسانی وزارت آموزش و پرورش
- سامانه امتیازبندی: جهت ارائه آنلاین فرم امتیاز بندی فرهنگیان و کاستن از حجم مکاتبات سنتی و تسهیل در فرآیند بررسی و رسیدگی به اعتراضات
- سامانه مدیریت : جهت بارگزاری اولیه داده ها معرفی کاربران محاسبه نیاز و .... (بعنوان ادمین سیستم)
بدیهی سامانه مدیریت بصورت پیش فرض با هر یک از سه سامانه های یک تا سه ارائه می شود
علاوه بر سامانه های مذکور سامانه ی ساماندهی آنلاین ساماندهی نیز در دست طراحی است که این امکان را فراهم می سازد تا فرهنگیان محترم بعد از تایید نهایی فرم امتیاز بندی ویا با تغذیه امتیاز آنها در سامانه از هر کجا که باشند مدارس مورد علاقه ی خود را انتخاب کنند (تا 10 مدرسه) بصورت آنلاین در جلسه ی ساماندهی و صدور ابلاغ شرکت کنند و حتی با توجه علاقمندی سایر همکاران و مقایسه ی امتیاز خود با دیگران خود بصورت تقریبی از ابلاغ خود آگاه شوند.
این نوشتار اداره دارد....